Son las 8 de la mañana y ya estás revisando tu correo con un promedio de 80 mails al abrir tu inbox, no importa el motivo, son 80 lecturas necesarias que debes hacer. Alguien te recomendó que estamos en la era de los RSS, tus suscripciones son variadas, obvio “no hay tiempo para leer todos los diarios y menos visitar los sitios de interés personal”, el tiempo se hace cada vez más escaso, mientras te detienes en los correos relevantes (¿cuáles son?). Tomas tu cuaderno y comienzas a dar prioridad a tu día y eso que todavía no revisas tu agenda compuesta por propuestas, reuniones, informes, más reuniones. Son las 9:30 am y al parecer están todas tus tareas listas para empezar, pero suena el teléfono; tu compañero de trabajo necesita de tu ayuda o simplemente clarificar algunas dudas. ¿En dónde habías quedado? porque ya son las 10 am y tienes tu primera reunión, por lo que decides dejar tu podcast favorito descargando para escuchar a la vuelta y eso que tus RSS sólo fueron descargados, no leídos, al igual que tu Twitter.

La vida digital está para ser optimizada, pero nuestra ambición por querer saber de todo y de todos nos está jugando una mala pasada. Las organizaciones -compuestas por personas iguales a uno- tienen cientos de “to-do” cada día y los roles profesionales, familiares y sociales que no co-existen en mundos separados, por lo mismo nos encontramos sistemáticamente en callejones sin salida frente a la capacidad de optimizar el tiempo y ser efectivamente productivos por cada tarea porque quieras o no estamos en la era de las multi-tareas, donde ninguna orgnización queda exenta. La integración y conversación de las diferentes áreas es troncal para determinar qué es el tiempo, cuánto vale para nosotros y el resto, cómo aprendemos de él, porque el día y sus 24 horas están para ser distribuidas de manera inteligente y las herramientas digitales están al servicio de éstas y no al revés.

Las organizaciones inteligentes responden a la administración efectiva del tiempo, sin olvidar las diferentes responsabilidades multitask en cada hora, porque no podemos ser inteligentes desde las 7 am hasta las 6:30 pm, somos parte de un estado permanente de responsabilidades y conversaciones bidireccionales que muchas veces dependen de nuestro feedback. Las herramientas digitales pueden ayudar a mejorar la experiencia, tal como Google Docs al desarrollar un documento colaborativo, la sincronización de tareas en conjunto a equipos de trabajo, la asignación de plazos reales y efectivos. Pero también podemos abusar y transformarnos en personas poco eficientes, en organizaciones poco eficientes, donde cada conversación por muy pequeña que sea se realiza por mail ¿por qué? ¿acaso hemos olvidado las interacciones humanas de pararnos y hacer la misma pregunta en el escritorio de al lado? Un nuevo mail, un RSS más por leer, un nuevo tweet por revisar, un mensaje en GTalk, todo suma y si no somos capaces de tener una estructura ordenada entre las herramientas y el tiempo, volvemos al mismo caos de siempre; multitareas sin prioridades.

A todo esto ¿escuchaste el podcast que descargaste mientras estabas en tu primera reunión?